Moonen Packaging tilt supply chain organisatie naar hoger niveau

Publicatie Slimstock

Met een intensief opleidingsprogramma heeft Moonen Packaging zijn supply chain-afdeling naar een hoger level gebracht. Ook kwam de groothandel tot nieuwe inzichten over de organisatie zelf; er werd een nieuwe planningslaag gecreëerd voor het maken van tactische voorraadbeslissingen.  Operations manager Roland van Bussel deelt zijn ervaringen en vertelt wat dit tot nu toe heeft opgeleverd.

Moonen Packaging is een ketenregisseur gericht op het leveren van duurzame verpakkingen en het logistiek ontzorgen van klanten. Driekwart van het assortiment wordt uit voorraad uitgeleverd, dus voorraadmanagement is een belangrijk aandachtspunt binnen het bedrijf. “We leveren universele en klantspecifieke verpakkingen, op de manier die het best past bij een industriële-, food- of retailklant”, vertelt operations manager Roland van Bussel. “Of een klant nu op DC-niveau of op filiaalniveau wil worden beleverd, in een wekelijkse of dagelijkse frequentie, wij regelen het voor ze. Customer Intimacy is waar we voor staan.”

Van Bussel is een gedreven man met passie voor logistiek, die een groot deel van zijn carrière bij foodgroothandel DeliXL heeft doorgebracht, onder andere als hoofd logistiek. Toe hij ruim een jaar geleden de overstap naar Moonen maakte, trof hij een supply chain organisatie die weer in lijn met de nieuwe bedrijfsstrategie moesten worden gebracht.

Moonen werkt sinds twee jaar met aparte business units en accountteams gericht op total cost of ownership. Van Bussel: “Commerciële mensen zijn nu verantwoordelijk voor de kosten die ze veroorzaken. Hierbij is er veel aandacht voor zowel inkoop als logistiek binnen de organisatie. Mensen van commerciële afdelingen komen met vragen als: Kunnen we niet met minder voorraad toe? Kunnen we klanten niet rechtstreeks door de toeleverancier laten leveren? Hoe kunnen we het aantal transportbewegingen verlagen? Hoe voorkomen we incourantie? Samenwerking tussen afdelingen is van essentieel belang.”

Opleidingsprogramma
De rol van de supply chain afdeling en de planners werd groter, maar het voorraadbeheer gebeurde nog steeds op dezelfde manier, met dezelfde software. “We werken al tien jaar met Slim4 van Slimstock maar er was maar één persoon binnen de organisatie die het systeem echt goed kende. Die gebruikte Slim4 grotendeels alleen op operationeel niveau.”

Van Bussel initieerde een programma om het kennisniveau binnen de supply chain organisatie naar een hoger plan te tillen. Dit bestond enerzijds uit individuele trainingen op het gebied van voorraadbeheer en anderzijds uit gezamenlijke trainingssessies waar ook het managementteam bij betrokken was. Het hele programma werd gefaciliteerd door de Slimstock Academy, de afdeling binnen Slimstock die zich richt op het geven van trainingen en opleidingen.

De trainingen, het spelen van een supply chain game en de onderlinge discussies die hieruit voortvloeiden hebben nieuwe inzichten opgeleverd, vertelt Van Bussel. “We constateerden dat er in onze organisatie een planningslaag ontbrak, namelijk die voor het nemen van tactische voorraadbeslissingen. We hadden vaste richtlijnen voor het aantal maanden voorraad dat we per product wilden aanhouden, maar die waren niet echt gebaseerd op cijfers of op een analyse. De richtlijnen werkten ook averechts, bleek tijdens de training. Planners gaven aan veel tijd kwijt te zijn aan het uitonderhandelen van kleine bestelgroottes voor artikelen die bijna nooit werden verkocht; om maar niet boven die arbitrair bepaalde norm uit te komen.”

Tactische planningslaag
Onder leiding van Van Bussel werd een nieuwe beslissingslaag ingevoerd waarin de vertaalslag werd gemaakt van de voorraadstrategie naar de operatie. “Hierin gaan we op tactisch niveau de randvoorwaarden bepalen waarbinnen de operationele planners hun werk moeten doen”, vertelt Van Bussel. “Een voorbeeld is het maken van een ABC-indeling van ons assortiment waarmee we per artikel en per categorie de gewenste servicelevels en de optimale bestelhoeveelheden gaan definiëren. Dit zorgt ervoor dat planners hun tijd aan de juiste artikelen gaan besteden. In plaats van hun tijd te verknoeien met C-artikelen, kunnen ze zich nu focussen op A-artikelen en zorgen dat voor deze artikelen de hoogste servicegraad wordt behaald met optimale bestelgroottes.”

Door het kennisproject is binnen het Management Team de bewustwording rondom voorraadbeheer sterk toegenomen, constateert Van Bussel tevreden. “Laatste hadden we een meeting waarin de nieuwe planners een presentatie aan het MT mochten geven. Ze stelden daarin de directie de vraag: hoe hoog willen jullie dat onze servicegraad is? Het aanvankelijke antwoord was 99%. Toen de planners hierop met analyses kwamen over tot hoeveel voorraad dit zou gaan leiden, ontstond er een mooie en uiterst zinvolle discussie. Dit resulteerde in nieuwe afspraken, onder andere over het loslaten van de algemene richtlijnen voor de maximale voorraad voor C-artikelen.”

Communicatie
Het spelen van de supply chain game als onderdeel van het opleidingsprogramma bracht nog een andere belangrijke eye-opener voor Moonen aan het licht: het belang van communicatie. “Tijdens het spelen zie je hoe belangrijk het is om informatie te delen en fact-based beslissingen te nemen. Dat bevestigde voor mij het idee dat een planner regelmatig fysiek aanwezig moeten zijn bij de vergaderingen van het accountteam. In het verleden mailden de planners zijn forecastexcepties, maar dan gebeurde er niet altijd iets mee. Als de planner zijn bevindingen kan toelichten en kan meedenken met de te nemen beslissingen, zie je dat er ook echt iets mee gebeurt.”

Moonen heeft zich voor de toekomst een aantal uitdagende supply chain verbeteringen ten doel gesteld. Zo moet de voorraadwaarde worden teruggebracht van ruim 7 miljoen naar 6,5 miljoen euro en moet de servicegraad van A-artikelen verder omhoog. Van Bussel is ervan overtuigd dat dit met de nieuwe supply chain organisatie helemaal goed gaat komen. “Het hele project heeft veel positieve energie vrijgemaakt. Zo is er onlangs door een aantal mensen pro-actief een assortimentsmatrix opgesteld met procedures voor het infaseren en uitfaseren van artikelen. Het is echt geweldig om te zien hoe enthousiast iedereen is en hoe er wordt samengewerkt tussen operatie en de sales afdelingen.”

Bronnen : IMCCSlimstock

© 2022 Moonen Packaging