Replenishment: de afdeling van de uitzonderingen

Hart van de Zaak

Het team replenishment van Moonen is de spin in het web van onze supply chain. De schakel tussen leveranciers, inkoop en verkoop. Met de wensen van onze klanten in het achterhoofd, draaien zij aan de knoppen van ons voorraadmanagementsysteem Slim4. Klantgericht werken gaat immers niet automatisch, daarvoor zijn er teveel uitzonderingen.

Het dagelijkse werk van de vier teamleden bestaat uit het bestellen van producten en het bewaken van alle logistieke stromen. Duizenden klanten en honderden leveranciers met allemaal zo hun bijzonderheden, gaat er ook weleens iets mis. Toch houdt het ervaren team de logistieke balletjes in de lucht, vooral door goed te communiceren.

Klantgericht puzzelen
Voor het team replenishment is informatie dan ook goud waard. Wordt de productie lead time gehaald bij de leverancier? Kan een containerzending uit Amerika eerder komen, of kan er nog iets bij? Is de maandelijkse forecasting correct of moet het besteladvies worden aangepast? “We leggen hier iedere dag de puzzelstukjes met informatie op de juiste plek”, vertelt Tamara Meulen. “Toen ik hier een paar jaar geleden kwam werken voelde het als de afdeling van de uitzonderingen. Want hoewel ik precies wist hoe alles werkte, bleek alles in de praktijk vaak anders te gaan door specifieke details van klanten of leveranciers. Die uitzonderingen zijn zoveel mogelijk in Slim4 verwerkt, ons geautomatiseerde voorraadsysteem. Klantgerichte logistiek blijft een menselijke puzzel, want je hebt niet alles in de hand. We moeten dus ook weleens een brandje blussen.”

De extra stap zetten, is beter dan blussen
Dat blussen gebeurt in een gezellige sfeer, in een team van vier mensen met samen meer dan 50 jaar ervaring. Ze rekenen op elkaar als het gaat om informatie, maar zijn ook afhankelijk van hun contacten bij verkoop, inkoop en bij leveranciers. “Tegenwoordig werken veel mensen parttime en dat is best lastig als je informatie nodig hebt”, vertelt Eric Moonen. “Op tijd weten wat er gebeurt kan voor ons het verschil maken tussen een brandje voorkomen, of er eentje blussen. Je hebt altijd onverwachte omstandigheden. Soms gaat een container net niet op tijd aan boord, of er is slecht weer op zee, of een havenstaking. Dan lopen onze geoliede radertjes toch wat stroever. Gelukkig vinden we overal een oplossing voor. Alternatieven aandragen, open kaart spelen, eerlijk zijn naar de klant. Dat werkt.”

Incident of trend?
“We zitten tussen verkoop, inkoop en leverancier, dus is communicatie echt doorslaggevend”, vindt Patricia de Wit. “Als inkoop nieuwe voorwaarden afspreekt met leveranciers, moeten we dat weten. Als een klant afwijkt van zijn bestelhistorie, dan moeten onze collega’s bij verkoop ons vertellen of dat een trend is, of een incident. Als een leverancier niet op tijd kan leveren, moeten wij dat liefst gisteren weten. Al die uitzonderingen die in de dagelijkse praktijk voorkomen, daar zijn we scherp op. Dat bepaalt immers onze klantvriendelijkheid.”

Alles op alles
“We zorgen voor een flexibel, geolied logistiek apparaat”, vertelt Rowenna Reijnders. “Maar waar wij écht van toegevoegde waarde zijn, is bij nieuwe artikelen en nieuwe klanten. Daar komt onze kennis en ervaring goed van pas en kunnen we de aansluiting tot de supply chain zo inrichten, dat alles goed verloopt. Onderaan de streep willen wij hier de extra stap zetten en hen blij maken. Met een verkorte levertijd, of met een goed gelukt logistiek hoogstandje waar we alles op alles voor hebben gezet. Want iedereen hier werkt voor de klant, dat is dan weer géén uitzondering!”